Adjoint(e) administratif(ive)

Description de l’emploi

Que diriez-vous de joindre une entreprise où l’humain se trouve au cœur des projets?

Notre équipe des Exploitations à Québec et régions est en pleine expansion et nous recherchons des talents passionnés pour se joindre à notre aventure! Faire partie de l’équipe MACH, c’est rejoindre une équipe de plus de 450 membres. Nous travaillons quotidiennement pour mettre notre savoir au service de l’immobilier et de nos clients.

Depuis 25 ans, MACH bâtit des projets pensés dans le but d’avoir un impact structurant, durable et significatif sur les villes et les quartiers ; sur la vie des résidents, des utilisateurs et des visiteurs.

Au Canada, MACH se hisse parmi les plus importants propriétaires immobiliers. Il se distingue notamment par un portefeuille immobilier de plus de 45 millions de pieds carrés, incluant plusieurs fleurons du paysage urbain québécois : l’édifice Sun Life, la Tour CIBC, la tour de la Place Victoria, le site Quartier des Lumières ou encore l’Édifice Telus à Québec.

JOIGNEZ-VOUS À UNE ÉQUIPE DE PROFESSIONNELS ET TRAVAILLEZ DANS UN ENVIRONNEMENT SAIN!
Basé(e) au Carrefour de l’Estrie et sous la responsabilité de la Directrice du Centre commercial, voici vos nouvelles responsabilités d’Adjoit(e) administratif(ve):

• Accueillir et répondre aux visiteurs se présentant au bureau administratif;
• Recevoir et traiter le courrier;
• Préparation d’envoi Puro sur demande;
• Prendre et effectuer les suivis des appels de services au besoin;
• Création des bons de commande dans le système et suivi avec les fournisseurs;
• Traitement et suivi de la facturation dans Yardi;
• Suivi et vérification des états de compte de fournisseurs;
• Répondre aux différentes demandes verbales et téléphoniques des locataires;
• Service à la clientèle : Supervision, gestion et production de leur horaire;
• Effectuer le remplacement du service à la clientèle au besoin;
• Dépôts des cartes-cadeaux : Vérification, conciliation bancaire et dépôt à la banque;
• Service de la paie : Produire et transmettre les heures du service à la clientèle;
• Papeterie : Effectuer les commandes pour le bureau administratif et le service à la clientèle;
• Dépenses internes : Gestion de la petite caisse interne et du protocole requis;
• Preuve d’assurance des locataires : Garder à jour les preuves d’assurances et assurer le suivi dans la grille requise;
• Plans de mesurage et d’aménagement : Suivi des nouvelles demandes et classification;
• Préparer et envoyer différents courriers, communiqués et avis aux locataires;
• Garder à jour la liste de contacts des locataires et la base de données;
• Produire différents documents tel que grille Excel et différents rapports sur demande;
• Mise en ligne des promotions et des offres d’emploi des locataires sur le site Web;
• Collaborer avec les recevables concernant les états de comptes, les arriérés de loyers, etc.;
• Toutes autres tâches connexes.

Qualifications :

• Diplôme d’études collégiales en bureautique;
• Posséder un minimum d’un (1) année d’expérience dans un emploi semblable (l’immobilier est un atout);
• Parfaite maîtrise de la suite Microsoft Office (Word, Excel et Powerpoint);

En plus de rejoindre environnement dynamique, voici les avantages à travailler chez MACH:

• Salaire compétitif;
• Heures d’été;
• Assurances médicales, dentaires et optiques;
• REER avec participation de l’employeur;
• Frais transport remboursés à 100%;
• 6 journées maladie/ personnelle par année;
• Remboursement d’un abonnement sportif selon le montant en vigueur;
• Programme d’Aide aux Employés (PAE);
• Formation et évolution.

Chez MACH, nous croyons que la force d’une entreprise réside dans la richesse de ses différences. Nous valorisons la diversité sous toutes ses formes — qu’elle soit culturelle, ethnique, de genre, d’âge, d’orientation sexuelle, de capacités, de parcours ou de perspectives. Nous nous engageons à offrir un milieu de travail inclusif, où chaque personne peut contribuer pleinement à la réussite collective. Cet engagement se reflète également dans notre adhésion aux principes ESG, en intégrant des pratiques durables, éthiques et responsables dans l’ensemble de nos actions et de nos décisions.

Nous remercions à l’avance tous les candidats de leur intérêt pour ce poste, mais seules les personnes sélectionnées pour une entrevue seront contactées.
Dans le présent document, le genre masculin est utilisé sans discrimination et dans le seul but d’alléger le texte.